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視頻會議系統(tǒng)計劃是一種讓身處異地的人們經(jīng)過某種傳輸介質完成“實時、可視、交互”的多媒體通訊技術。它能夠經(jīng)過現(xiàn)有的各種電氣通訊傳輸媒體，將人物的靜態(tài)和動態(tài)圖畫、語音、文字、圖片等多種信息分送到各個用戶的終端設備上，使得在地理上分散的用戶能夠共聚一處，經(jīng)過圖形、聲響等多種方法溝通信息，添加兩邊對內(nèi)容的理解能力，使人們猶如身臨其境參加在同一會場中的會議一樣。

1、節(jié)約會議的經(jīng)費、時刻
據(jù)相關資料，各個企業(yè)或安排的工作人員每年參加會議的時刻約占全部工作時刻的30%以上；每年用于公務出差的費用高達300億元，而每次開會或會面中約有80%的時刻需花費在路途中。
2、進步開會的功率
因為舉行視頻會議的費用大致與開會的時刻成正比，可促進與會者節(jié)省時刻，進步功率。因為參加會議的人員就在本地，和會議有關的資料、文件、什物都在身邊，能夠充分方便地溝通。
3、適應某些特殊情況
關于某些交通狀況欠好，特別是地處山區(qū)、邊疆的城市，視頻會議將帶來大的方便。
在一些緊急場合，如救災、防汛，戰(zhàn)地會議等，能夠用視頻會議系統(tǒng)及時了解或發(fā)布緊急情況和決議計劃，收效則難以用金錢來衡量。
4、添加參會人員
視頻會議可支撐多人多點參加構成會議。同時，視頻會議系統(tǒng)具有投影、VGA端口以及數(shù)據(jù)流功用能夠隨時添加會議與會者乃至舉行全體會議?？偛繘Q議計劃可即時傳達到所有職工。